Hoe je jouw collega’s beweegt van ja zeggen naar ja doen

Ken je dat…
Je brengt een probleem in
tijdens een overleg.
Iedereen discussieert mee.
Je komt tot een oplossing en een afspraak,
en vervolgens gebeurt er niets.

Jij bent voor je gevoel
de enige die het probleem
aan het oplossen is.

Je stuurt nog wat reminders via de mail.
Maar je collega’s komen niet echt in beweging.

Je wordt er moe en gefrustreerd van.

Er gaat in organisaties ongelooflijk veel energie zitten
in frustraties over niet nagekomen afspraken.

Ik geef je een aantal tips om dit probleem,
vanuit je eigen cirkel van invloed,
aan te pakken.

Kijk eens of het volgende speelt bij jullie.

  1. Jullie bespreken het probleem zonder af te spreken wat die bespreking op moet leveren.
  2. Je hebt geen commitment gevraagd op de doelen van de bespreking.
  3. Niemand stuurt op de doelen en de voortgang tijdens de bespreking.
  4. Collega's komen weg met vage en intentie-afspraken
  5. Je checkt het commitment op de afspraken niet.

Ik ben ervan overtuigd
dat het aanpakken van de eerste twee punten
al enorme winst oplevert.

Daarom lees je in dit blog meer over de eerste twee.
In mijn volgende blog krijg je tips over de laatste drie.

Men bespreekt het probleem zonder af te spreken wat dat op moet leveren.
Zelden of nooit zie ik teams
die bij het inbrengen van een agendapunt
de tijd nemen om afspraken te maken
over wat er aan het eind van die bespreking moet liggen.

Stel dus altijd vragen als:
‘wat willen we 25 minuten bereikt hebben? Wat ligt er dan?’.
Of maak helder welke resultaten jij voor ogen hebt:
‘Ik zou willen dat we straks een plan van aanpak hebben
voor hoe we de komende die weken
de nieuwe stroom klanten gaan opvangen.
Daarnaast moeten we vandaag tot een taakverdeling komen.’

Er is geen commitment gevraagd op de doelen.
Nu zijn de doelen scherp.
Heeft iedereen ermee ingestemd
om actief bij te gaan dragen
zodat die doelen ook bereikt worden?

Vraag expliciet commitment:
‘is dit waar we komende 25 minuten naartoe gaan werken?
Is iedereen het daarmee eens?
Dan stel ik voor om de eerste tien minuten te gebruiken om het probleem
goed scherp te krijgen (subdoel).
Eens?’ (heb je met iedereen oogcontact?)

Het lijkt overdreven om expliciet commitment te vragen. 

Die paar knikjes zijn misschien toch ook voldoende?
Meestal niet.
Je wil dat jouw doelen ook hun doelen worden.

Hoe vaker mensen ‘ja’ moeten zeggen
hoe groter de kans dat ze zich straks écht verbinden
aan de afspraak die je maakt.

Om bij aanvang van een bespreking
de resultaten goed scherp te krijgen
is het nodig dat je jouw agendapunt voorbereidt.

Zorg dat je bij aanvang van de bespreking
Al scherp hebt welke resultaten jij zou willen zien.

Overigens zijn resultaten iets wezenlijk anders
dan oplossingen!
Zorg dat je dat onderscheid goed maakt,
want je collega’s gaan zeker ‘nee’ doen
wanneer jij ze een voorgekookte oplossing presenteert.

Een goed begin is meer dan het halve werk.
Kijk de komende tijd eens wat het je oplevert
als je deze tips toepast.

Is ‘ja zeggen, nee doen’ een patroon in jouw organisatie?
Wil je met dit patroon aan de slag
en weet je niet goed hoe?

Ons spel der ongeschreven regels helpt om
hardnekkige patronen bespreekbaar te maken
en te veranderen.

Wil je daar meer over leren?
Bel of mail ons.

Wil je maandelijks mijn blogs en tips over teamwork ontvangen? Vul dan hieronder je emailadres in.

captcha

Plaats reactie